Doküman Arşiv Özellikleri Nelerdir?
Doküman Arşiv Sistemi Seçiminde Nelere Dikkat Edilmeli?
Doküman arşiv özellikleriyle dikkat çekiyor. Doküman arşiv sistemi, çok hızlı şekilde arama yaparak belgelere ulaşılmasını sağlar. Belge sonuçlarının ön izlemesi yapılabilir. Hem belge hem de belgelerin üst verilerinde aramalar yapılabilir. Aynı zamanda belge üst verilerinde de ayrıntılı şekilde arama gerçekleşebiliyor. Belgelerin kurumsal olarak hafızası oluşturulur. Doküman arşiv sistemi her çeşit dosya tipini desteklemektedir. İşletmenize uygun olarak bulut sistemi oluşturulur. Dosyaların üzerinde sürüm kontrolü yapılır. Doküman arşiv, kullanıcı dostu arayüzden oluşmaktadır. Senkronizasyona gerek kalmadan dokümanların arşivlenmesini sağlar. Gelişmiş bir altyapısı vardır. Klasör paylaşımları yetkili kişiler arasında kolayca paylaşılabilir. Dosyaların kriptolaması ve EBYS entegrasyon olanağı da mevcuttur. Doküman arşiv, farklı uygulamalarla da kullanılabilir. Doküman arşiv sayesinde işletmeler için önemli olan belgeler güvenli şekilde muhafaza edilir. Doküman arşiv özelliklerine dair detaylı bilgi için https://www.paperwork.com.tr/dokuman-yonetimi-platformu adresine tıklayabilirsiniz.
Doküman Arşiv Sistemi Nelerden Oluşur?
Doküman arşiv sisteminde dikkat edilecek birçok unsur vardır. Dosyaların başkalarıyla paylaşılacağı şekilde bir arşiv sistemi seçilmelidir. İşletme çalışanlarının istedikleri dosyaları hemen bulmasını sağlayacak sistemde çok önemlidir. Doküman arşiv sisteminin güvenli olup olmadığına da bakılmalıdır. İzin verilmeyen kişiler arşive erişemez. Hem akıllı hem de otomatik indeksleme sisteminden oluşmalıdır. Doküman arşiv içerisindeki dokümanların açılmasında ek programa ihtiyaç duyulmaz. Veri Koruma ve Saklama İlkelerini mutlaka karşılamalıdır. Doküman arşiv sistemi, tam metin arama özelliğinden oluşmalıdır. Uluslararası GDPR standardına uyup uymadığı da detaylı incelenmelidir. Dokümanlara ulaşmak her cihazdan mümkündür. Optik karakter tanımı özelliğinin olması da çok önemlidir. Doküman arşiv sistemi, başka veritabanları sunucuları üzerinden bilgilerin eşleşmesini sağlar. Kodlama ve yazılıma ihtiyaç duyulmaz. Başka veritabanı sunucularına da yeniden yazılabilir.
